不懂这样汇报工作,你就白努力了

让上级知道,你在做他认为重要的事情。”

 

好文4864字 | 8分钟阅读

作者:程江波,加拿大联邦投资集团合伙人,曾任高翎资本副总裁、IBM中国区总经理。

本文摘编自《高效工作:职场新人蜕变的13堂课》,人民邮电出版社出版。

 

很多职场人士都有一个误区,把向上级汇报工作当成一种负担,能逃避就逃避。很多员工甚至想尽一切方法避免和上级接触,他们认为,少见就少被批评,就少些被发现错误的机会。

 

在多年的管理工作中,我发现年轻人在这方面的误区最深。他们担心自己的工作资历尚浅,尽量不找上级,不让上级觉得自己是一个“麻烦”的人。

 

当我管理的团队人数超过100人甚至超过1000人的时候,我发现有上述误区的年轻员工很吃亏。年终绩效评估的时候,我对那些从来没主动向我汇报的人都非常陌生,即便我不会马上给他们一个差评,但肯定也很难给予好评甚至给予职务晋升。

 

就算你再努力、再聪明,如果上级都不知道你究竟做过什么,甚至上级都不知道你这个人的存在,那你肯定很难得到好的绩效评估分数。你必须让上级知道,你在做他认为重要的事情。
01
及时汇报的三大好处
 
 
定期,至少每周一次,向上级主动汇报你已经完成的工作和接下来的工作的计划,是非常必要的。

 

初入职场,如果你能够坚持每周五花20分钟写一份汇报周报并发送给上级,无疑是一个非常聪明的做法。无论你的上级是否积极回复你,你的收获都会非常大。想一想,其中的原因是什么呢?

 

第一,及时汇报能确保你的方向正确。

 

沟通非常容易产生偏差和理解错误,要保持你和你的上级所说的公司管理层的目标一致,你必须及时汇报工作计划及成果。这样,万一你偏离正确方向,上级能及时帮你纠正。

 

第二,汇报能帮助你获得管理层的支持。

 

上级之所以是上级,一定有其过人之处。上级通常都具备更丰富的工作经验、更出色的协调团队以及激励团队的能力,并且公司在赋予上级管理角色时,通常会给他们提供更多的培训和社交机会,让他们能够通过利用更大范围内的资源,来解决部门和下属的问题。

 

我的项目在遇到重大问题的时候,由于我汇报及时,上级会立即邀请公司其他相关部门的专家一起协商解决。这种跨部门协同解决难题的能力,当时的我是没有的,而且限于职业范围狭小,我自己很难想到用这种方式解决问题。

 

上级其实不仅是我们的支持者,更是我们的保护者,他们的目标就是要帮我们第一时间解决问题,让我们的工作更有成果。

 

第三,汇报使你获得上级的持续关注。

 

在公司中,“打扰”上级远比“沉默”要好。如果你不主动和上级汇报工作,不主动向他们寻求解决问题的方法,他们可能会对你的印象非常少而且模糊,那么在委派重要任务或者有晋升机会的时候,他们就很难回忆起你的任何业绩。

 

而且,人往往会对“自己帮助过的”的人产生好感,因为受助者的进步也代表着自己的成就。因此,你大可不必担心求助于上级会让他们失望,相反,他们会更加关注你的进步,更想让你取得进步。

 

我之前曾管理过一个人数很多的团队,最多时达到了上千人。这上千人中,能给我留下较深印象的人,通常都是那些经常“打扰”我的人:要么请我去帮助他说服客户;要么请我帮助协调一次国际合作;要么遇到了棘手的工作问题,有时甚至就家庭问题寻求我的帮助。

 

我渐渐发现,麻烦我的人通常都是固定的一些人,他们在我加入公司前就有非常好的业绩表现,是公司里的核心骨干,而且我对这些“找麻烦”的下属印象都非常好,因为我感受到他们的信任,他们渴望和我一起解决部门的问题,我感觉能帮助他们是我的职责所在,是我的骄傲。尤其是那些曾经跟我讨论起家庭问题的人,我们大多还一直保持着很好的联络,成了一生的朋友。

 

 

02
每周汇报一次关键工作
 
 
汇报应该是有规律的,从我的经验来看,至少每周一次。

 

每周写汇报多则需要花20分钟,少则只需要花10分钟,但它能确保你和上级方向一致,确保你在做关键要务,那么你的工作效率和成果自然就会得到保障。

 

在总结汇报中,你只需要列出几项跟KPI最相关的任务就可以,一些很小的事情(例如帮同事取快递),就不用出现在这样的汇报中。下图是一位从事医疗投资数据研究的员工的周报。

 

 

这份周报具备很多优点。

 

第一,周报里写了三件事,既不多也不少。与将十多件与KPI不相关的鸡毛蒜皮的小事全列进去的冗长报告相比,这份报告重点分明,很容易阅读,节约了写报告的人和读报告的人的时间。

 

第二,这份报告里写了具体完成的事情。“上海三级甲等医院”这样的具体说明就比“完成了上海数据调研”要好得多。

 

第三,这份报告里还给出了做每件事大约花了多长时间。这让上级和其他阅读报告的人,更容易判断一周内你的工作量是否过于繁重。
03
及时汇报下周工作计划
 
 
即便对非常有经验的上级和员工来说,在工作中也时常发生这件事:上级想让员工做的是A,但员工以为上级想让自己做的是B。及时跟上级汇报工作计划和预计完成情况,能让上级帮助你把握方向,识别关键任务。

 

好心肠的上级还会为你出谋划策,教你如何解决可能出现的问题。有了他们的指导,你的工作会进行得更加顺畅与高效。

 

我们可以采取下面的方法制订一周工作计划:

 

  1. 制定1分钟目标

 

拿出一张A4纸,用大约1分钟的时间把每个目标单独写下来,每个目标都要包括目标内容、衡量标准和完成期限这三部分内容,以使无论上级还是员工都能在1分钟内读完它。对于建立职场信任而言,3~5个目标就足够了。

 

  2. 坚持执行

 

每天离开公司前,快速检查自己的目标与执行状况,并且用笔备注执行状态,比如“周一,进度正常”。每天都停下来看看自己在做什么,是否与目标一致。若不一致,就立即调整自己的工作。

 

  3. 及时修正

 

无论何时,无论什么原因,当你发现计划需要修正时,应该立即停下手头的工作进行计划调整,并且把修正后的计划发送给上级和相关团队成员进行审阅,确保修正后的计划方向正确。因为在一份错误的计划上花的时间越多,耽误的工夫就越多!

 

  4. 及时沟通

 

每天都和上级及相关团队成员快速地沟通你的计划执行状态,不一定是当面沟通,也不必在邮件里长篇大论,可在微信里简单告知“我这进度一切正常”。

 

对于上级和团队成员而言,这个行为包含了非常重要的信息,他们可以借此了解你的工作进度,这就是你提供最佳工作信任的方式。遇到问题,比如项目延迟或难题无法解决时,立即告诉他们你需要帮助,他们才会第一时间站出来帮助你解决难题。

 

  5. 按时总结

 

在周五下班前的1个小时内,用前半小时做本周计划执行情况总结:哪些地方做得好,哪些地方有待改进。用后半小时做下周计划。把这份总结发给上级和相关团队成员,等待他们的回复。若他们没有回复,则说明他们对你的计划并无异议。你在下周一开始就可以按部就班地完成工作了。
 

 

04
当面汇报,掌握主动
 
 
在绝大多数公司中,上级和管理层都忙得不可开交。他们很有可能无法定期和你面对面交流,因此,你的大多数工作汇报都是通过邮件发送的。一旦上级或其他管理层要求你当面汇报,你一定要抓住这个绝好的机会。因为,当面汇报这个形式说明了这件事对于上级的优先级是很高的。

 

30分钟通常是当面汇报的最佳时长,也是上级通常不会拒绝的时长。每周可以主动约上级进行30分钟的1对1工作会谈。这30分钟内,你的汇报内容最好控制在15分钟内,剩下的15分钟留给上级反馈和指正你的工作。

 

这15分钟的内容汇报,你可以分成两个部分:过去一周你完成了什么关键工作;下一周你计划完成哪些工作。无论是已经完成的,还是未来计划的,对于职场新人,分别细说三项具体内容就足够了。

 

当然,实际工作内容一定会超过三项,但我建议你把汇报的数量精简在三项以内。这三项具体内容就是对应你的KPI的关键要务。

 

面对面沟通是效率最高的沟通方式,而且面对面交流能够拉近你和上级之间的距离。所以,一定不要忘记定期约见上级,向他当面汇报你的工作。

05
汇报的逻辑采用PREP
 
 
无论是书面汇报还是口头汇报,我们都必须关注整体的内容逻辑,既让对方明晰重点,又节约时间。

 

日本畅销书作家大石哲之在他的畅销书《靠谱》中介绍了一个非常有效的沟通方法——PREP,它简洁易懂,我强烈推荐你用这个逻辑进行工作汇报。

 

PREP是四个单词的英文缩写,P代表Point(观点),R代表Reason(原因),E代表Example(案例),最后一个是Point(观点)。依照这四个单词的顺序,就能理解这个汇报方式的逻辑,即在汇报或公开表明观点时,你需要先简明扼要地提出你的结论性观点,然后用数据化内容说明支持这个观点的原因,再用一个例子帮助对方理解,最后再重复一遍你的核心观点,总结陈词,从而实现一次完整的表达。

 

下面,我们具体了解如何使用PREP。

 

  1. 提出结论性观点

 

提出观点是沟通的黄金原则。我们之所以讨论,根本上都是因为要解决一个具体的问题或者要完成一件具体的事情。所以,你在说话时应该围绕一个明确的观点,这种观点最终指向某种行动和解决方案。那么你的观点究竟是什么,就变得非常重要。

 

即使你觉得观点不成熟,或者暂时思维混乱,不便用语言表达,你也要逼迫自己提炼出一个明确的观点和结论,而不是重复一堆没有重点的话,浪费时间。这个过程需要刻意练习。

 

  2. 用数据作为强有力的依据

 

用数据作为依据,是为了避免主观。数据能很好地展现事物之间的关系,非常精准地表示某件事情完成的程度,让处在不同位置的人找到统一的衡量标准,从而更好地达成协作。

 

虽然数据在阐述中有很多优势,但也要避免错误地使用数据或一味地堆砌无关数据。如果你决定采用数据说明法,尽量把一切都数据化,能转化成数字表达的东西就不要再用形容词或副词描述,这会让你的表述风格统一、逻辑明确、充满力量。

 

数据说明这种方式比较适合初入职场、口才不好的新人,不但可以显示其有理有据、逻辑思维能力强等优点,还能弥补其口才不好的短板。

 

 

  3. 用案例强化印象

 

如果在陈述中仅使用数据,听起来实在枯燥。好的陈述者,往往会选用一个经典的案例,把观点形象化,增加听众的理解和记忆程度。

 

例如,一位同事跟我讲述某个商品存在设计缺陷,他引用了某位使用者在浴室差点摔倒的经历来佐证自己的观点。后来每当我在家里洗澡时,都会回想起这位同事的改进意见,不得不说,他的这个故事让我牢牢记住了他的观点。

 

其实,研究也表明,在人类所有表达方式里,我们对故事的接受度最高。同样,选择一个贴合的故事,你的结论就有了质化(故事)和量化(数据)的双重支持,陈述也会变得更加饱满、立体。

 

  4. 最后重申结论

 

从一开始说出结论,到说完你所有的数据和案例,已经过了一段时间。这时重申一遍结论,可以让听众分散的思维重新聚焦,回到你们讨论的核心问题。这时,你的表达可以更加简明扼要、掷地有声。

 

以上就是PREP原则包含的4个关键步骤,这些步骤均可以通过刻意练习获得并熟练应用。下次再向上级汇报工作的时候,试试这个方法吧!

 

当然,也不是所有的汇报工作都要完全遵循这4个步骤。在一些汇报中,只需要开始时明确观点,再辅以必要的数据支撑就够了,重要的是观点明确、论证有力。

06
汇报你的独立思考,画龙点睛
 
 
在职场上,有一个公认的规则——敲上级的门之前,先想好至少3个解决问题的方法。这种情况往往适用于某人不小心闯祸了,即使当时万念俱灰,也不得不带着将功补过的心态,思考好解决办法再见上级。

 

其实在日常汇报中也可以采用这样的思路,只是,当你在汇报中描述了你完成的工作以及未来的工作计划后,加入的不再是解决麻烦的办法,而是你的独立思考。这种独立思考通常围绕问题是否存在更优解。

 

在这个过程中,你提出的观点并不是最重要的。重要的是,你展现给上级自己多角度思考的能力,甚至在一些问题上开始创新、突破的能力,这无疑会大幅提升你的工作价值!

 

经常提出更好的方法,无论最后的结果是成功还是失败,这种创新的思想无疑会大大加深管理层对你的印象。所有人都欣赏有独立思考能力的人。

 

同样一份工作,有些人只知道机械地完成;而有些人,在做的过程中会思考为什么要做,怎样能做得更好,如何避免同样的失误等。正是这些有意识的思考定义了卓越与平庸的差别。

 

- End -

 
 

好书快看

高效工作:

职场新人蜕变的13堂课

 

程江波 著

人民邮电出版社

 
 
 
 
 

快来说说,你是如何向领导汇报工作的

 

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让上级知道,你在做他认为重要的事情。
2024-05-06 09:43

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