收纳:让你的办公环境更加有序

过去十年里,不少“规划大师”常常占据着畅销书排行榜,奥普拉的《O》杂志、《简单生活》等刊物乐此不疲地告诉人们该如何有效地利用生活和工作的空间。专业的收纳整理机构开始涌现,但也许世界上不存在什么完美的整理系统,最重要的是主人是否感觉自在。

我们活在一个杂乱的时代。如果你在家办公,更能体会这一点。越整理越杂乱,越乱越要整理。幸好这个世界上有很多人,号称能够帮助我们整理时间、办公室、工作流程,甚至组织未来。

在我找人帮我布置家中写稿用的办公室之前,那儿的景象可真不怎么好看——笔记本、纸张、账单、手机充电器、书本、数码相机、录音机、邮票、电池、杂志……堆满了我的写字台、文件柜,就连地板上都是。我在网上看到了几家专业负责整理家居的机构,打了几个电话,但都没什么进展。有个小时工收费至少250 美元,还有人建议我开始无纸化办公,把所有文件资料存在电脑里,这提议当然马上被我否决了。###

夭折的收纳计划

有一天,我男友卢·乌伦内克的女儿丽兹来看我们。我很快注意到她超爱整洁的特点。她进厨房泡茶喝,从不让茶包盒子暴露在可见处超过一分钟,泡过的茶包也马上就扔到垃圾桶里。只要家里有她在,就特别干净,我们吃过的碗碟有时还在水槽里,她只要看见就会马上洗干净,还常常擦碗柜。我老想谢谢她,可她不在乎,因为这只是她的习惯而已。我马上对她充满敬佩之感,感谢上天,丽兹就是我要找的人。

我带她去我的办公室,那里同时也是我们的客房,她得睡在那里。我问她:“你能帮我整理一下吗?”两天不到,这里就变了样。她仔细向我询问每件东西的用处,哪些该扔掉,哪些该搁在哪里,文件该怎么分类。我们一起给我的东西分了很多类别,教育类文章素材、账单、我爱读的诗歌、花销发票、父母的来信……她给每个类别都找到了一个文件盒,在上面贴上标签,放进我5 年前在宜家买的但都没怎么利用的文件柜里。

丽兹回到纽约后,有朋友来我家吃饭。我向朋友们展示丽兹的“收纳魔法”,告诉大家她如何让我的生活变得有秩序。那时,我兴奋极了,迫不及待要与人分享新生活的快乐。

“我也这么干过。”同桌的一个朋友说,他是一个电脑咨询师,“我彻底清理了我的东西,然后,那个文件柜就再没打开过。”“这可不会发生在我身上。”我严肃地反驳。可惜,几个月后,这事就发生在我身上了。那个文件柜变成了暂时寄存纸张信件的地方,我老想着明天有时间就分类,但从没那么干过。一切又回到了起点,甚至比原来更糟糕。

秩序爱好者的福音

过去十年里,不少“规划大师”常常占据着畅销书排行榜,其中包括朱莉·摩根斯坦恩、彼得·沃什、大卫·艾伦等。奥普拉的《O》杂志、《简单生活》杂志等刊物,乐此不疲地刊登文章告诉人们该如何有效地利用生活和工作的空间。专业的收纳整理机构开始涌现。自1999 年至今,美国国家专业整理协会(NAPO)的会员人数增长了400%。

从事自由职业者越来越多,在家办公,让办公空间的秩序问题变得日益棘手。“人们工作压力越来越大。”在马萨诸塞州从事专业整理工作长达26 年的南希·布莱克说,“很多人工作昼夜不分,24 小时待命。你所能做的只是想办法让工作空间变得更适合他们。”

经常阅读教你如何整理工作文件的书籍的读者也许会发现,整理这件事没有“万能钥匙”。每个人口味不同,工作习惯也不同,尤其是家庭办公室,特别需要根据个人情况量身定制。但专家说,很少有人愿意花时间思考这个问题,懒得寻找适合自己的规整系统。

这方面正是室内设计师丽莎·怀特的专长,她善于根据客户需要、习惯和工作目标,设计工作空间。我们的交往从一次面谈开始,这次面谈很可能永远地改变了我的生活。这次面谈从电话开始,然后她亲自到我家来与我见面。她向我提出了很多问题:我是右撇子还是左撇子?习惯电话放在写字台右边还是左边?每天我在电脑前的时间有多长?打印机放在电脑左边,拿纸会不会不方便?堆在桌上的笔记本和便条该怎么处理?我工作时是否需要把它们摊开在桌上?墙边的文件柜我用得是否顺手?

怀特女士说,我是那种每件东西必须放在眼前才能想起来用的人,像我这样的人不少,“越来越多人都不爱用文件柜,只是在需要存档时才用。只有那些喜欢保持办公桌整洁的人才会用文件柜收纳东西。他们有需要时会从文件柜里拿出,用完了就会马上放回去。”

@@@

而我需要的是恰恰相反的规划系统——必须能让我对每件东西所处的位置一目了然,又不能把所有纸张文件乱摊在桌上。怀特女士建议我多多利用垂直空间。她建议我在墙上装三块搁板,好放置各种文件盒和文件夹。怀特女士建议我尽量买同种颜色的文件夹和文件盒,可惜商店没有那么多存货,于是我挑了一些墨绿色和一些深橘色的盒子,每个盒子装不同的文件,排成一排,整齐地放在搁板上,看上去很赏心悦目。

这个规整系统的秘诀是,文件盒上都要用标签注明里面放了些什么。怀特女士建议我使用标签机,这玩意可是秩序爱好者的福音。放上两节电池,这个小小的电子设备就能打印出标签。这东西的广告上说,就算字迹再清楚,手写的标签难免会遇上辨认困难的麻烦。“在我们的工作中,标签机很重要。”教人有效整理的咨询师大卫·艾伦在他所著的《万事俱备》一书中写道。

如果说标签机是个通用的工具,标签则是很个人化的东西。南希·布莱克说:“有人问我,我该怎么标注呢?我总是回答,这个问题我不能替你回答。不然等我走了,你就找不到东西都放在哪儿了。”当然,她说有一个标签例外——“杂类”。她说这个类别算是分类系统中的“黑洞”,要是实在想不出分类,就搞一个“杂类”。

我想好各项分类的名称,并贴上标签后,整个文件柜类系统马上活起来了。“系统总是有瑕疵的。”布莱克说,因为希望建立秩序的人们往往给自己很大的压力要做好分类,问题主要处在杂志总是喜欢展示完美的家居照片,“世界上不存在什么完美的整理系统。重要的是你是否感觉自在。”

“我们工作的重点在如何让现有的空间变得更舒服,而不是扩大空间。”怀特说。拿我的办公室为例,除了考虑储物空间,她在提升美感方面也花了不少心思。我的工作空间什么样,对我工作的状态很重要。比如说我有一个没有灯罩的落地灯,她都没有咨询我的意见就直接跟我说:“这个不能留。”说完就把它扔掉了。

“绝对有条理”的弊端

在家中办公必须得做出妥协,因为空间有限。我的男友卢在波士顿大学教新闻,他在那儿有办公室,但偶尔他也要在家中写书。与怀特女士合作了四周,花了1800 美元后,我对我的新工作空间满意极了。东西整理干净后,办公室显得大了很多。我觉得我可以与卢分享这块办公空间。于是他搬进来一个旧书桌,放在我的写字台斜对面。尽管他打电话尽量放低嗓音,但是免不了要敲击键盘,有时还会对我指点几句……我只能跟他说再见。他很理解我。后来,他要么到饭桌上写东西,要么在客厅的沙发上捧着笔记本电脑工作。

南希·布莱克有个女客户,是一家小公司的首席执行官,在家里的一个小房间里办公。她的丈夫是个经济学家,在外面有办公室,但他有时也要在家办公,于是在妻子的写字桌旁边放了一个他的写字桌。而他远远不及他的妻子整洁。布莱克的解决办法如下:把较大文件盒放在屋内的开放式书架上,任由她的丈夫往盒子里塞东西。这样一来,她看见的就只是整齐的一排盒子,而她的丈夫又有足够的空间搁置他乱七八糟一堆东西。理想的话,其实她的丈夫应该把他的书桌放在另一间房间里,“通常在家办公的人现实情况不会那么理想”。

绝对有条理未必是百分百的好事。怀特女士告诉我,上周三,她11岁的女儿克莱尔就曾到处找她的作业,那是一张图纸,正面她已经画满了。她说她确切地记得她把那张纸面朝下放在客厅饭桌上了。而那通常是她的弟弟乱涂乱画的地方。“当她说她明白地记得把纸放在那里时,我整颗心一沉。”怀特女士说。

克莱尔都快气哭了。“我一直跟她道歉。她让我给她的老师写张便条,解释一下她不能按时交作业的原因。”怀特说,“于是我写道,‘不,不是狗把克莱尔的作业吃了,而是她的母亲,把她的作业当垃圾清理掉了。而昨天,垃圾车已经来过了’。”

本文来源:外滩画报 http://www.bundpic.com/link.php?linkid=8108