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电子邮件:粗鲁行为在抬头

作者:托尼•施瓦兹 发表于:2010-10-26 电子邮件:粗鲁行为在抬头

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电子邮件问世早期带给了人们很多乐趣,其中一种乐趣便是它让人们联系到否则可能无法联系到,或者很难联系到的人。我还记得1994年约翰•西布鲁克(John Seabrook)在《纽约人》上发表的一篇文章,题目为“来自比尔的邮件”(Email from Bill),很好地向我介绍了这一新的技术。文章由西布鲁克和比尔•盖茨(Bill Gates)两人互相发送的一系列电子邮件组成。

当时我还是一名记者。有机会能和CEO直接面对面交谈,省去了私人助理以及其他中间把门人的环节,这让我很是欣喜若狂。

如今,我经营着一家公司,主要和高层管理者打交道。我仍旧高度重视电子邮件的作用,因为正是它为人们提供了快捷而且直接联系的可能。感觉这样做比较民主。从现实意义上来讲,和C字头高管直接交谈能大大缩短销售周期。

当然,这里还有一个要求,就是你必须知道那个人的电子邮件地址。让我大吃一惊的是,我发现要想找到这些地址并没有那么困难。在电子邮件问世之前,我总是通过电话和CEO以及高级行政长官保持联系。这似乎让人难以想象。

事情的另一面在于,你发给邮件的那个人没有义务对你的邮件做出回复。我能理解这一点。唯一感觉惶恐不安的是,很多人一开始都通过发电子邮件进行交谈,突然有一天就什么反应都没了。

说句公道话,这些对话大多数都和业务相关。通常,我会向人们推销待售的某件产品或服务。不过,我也给自己认识的人发邮件,和他们联系好几个月,我想这种关系是基于双方的良好意愿和相互信任。

那么这些人为什么有时会中断回复邮件呢?答案很显然,他们负荷过重了,有些不知所措。如今,对于某些行业的人而言,一天收到200至300封电子邮件是很正常的事情。而默认选择似乎将许多邮件都过滤掉了。

这种现象不仅仅出现在公司。我有个好朋友,在医学院工作,职位很高。她收到的邮件实在太多了,所以对很多邮件都置之不理,只回复那些看似急迫的邮件。假如我想和她取得联系的话,我会给她打电话。我们之间有这种默契,很管用。

但是我不认为这只是时间问题。阿兰•穆拉利(Alan Mulally)是福特公司的董事长兼首席执行官。大家都知道他平时很忙,但也知道他总是会回复每天收到的几乎每一封邮件。这就是我对他的了解,而且和我打过交道的很多其他首席执行官和高级行政长官也都是如此。他们将回复邮件摆在了首位。

与此同时,由于发邮件避免了大家面对面交谈,因而给人们提供了一种借口,避开艰难的口头交谈,尽管发邮件也会得罪另一方。

真正的挑战在于寻求一种平衡,既不要沦为邮件的俘虏,也要隔一段时间给那些在邮件中提合理要求的人们给予适当的回复。

我决不是一味拘泥于细小礼节的人,只不过我认为不能将不礼貌行为合理化。假如有人满怀诚意给你发了一封邮件,尤其是你认识的人,那么如果你不回复,就相当于故意不把他当人看。因为给你发邮件的人也需要得到尊重,甚至得到少许关爱。

假如人们在邮件开头写上我的名字,结尾处签上自己的名字,那我会感激不尽。但是,这种要求似乎有些高。相比完全没有回音,我更赞赏那些只写一句话的邮件,尽管里面缺乏敬语。回复邮件显得很有礼貌,也可促成事情的完结。

有如下三种选择可供考虑:

1. 和你生命中的重要人物分享你在电子邮件上的做法。比如,在邮件末尾添加下面一些话:“我尽可能在24小时之内回复收邮件”(或者48小时,或者适用于你的任何时间)。

2. 给那些你不想继续保持联系的邮件编写一个通用答谢语。比如:“感谢来信。我目前需要处理的信件太多,因此无法马上回复您的来信。敬请谅解。”

3. 集中时间回复邮件。选择特定的时间段去回复邮件,每次半小时也好,一小时也好。这样你就会集中注意力处理完这些事,而不会一整天都受到干扰。这样做效率会更高些,你也不会那么不知所措。

面临这样一个提出前所未有要求的情况,我们在对待他人时需要多考虑一些。如果总是想尽可能快地完成更多的事情,压力越来越大,那么很容易变得粗鲁。到了那个时候,最大的受害者还是我们自己。


作者:托尼•施瓦兹(Tony Schwartz)是The Energy Project的总裁兼首席行政长官。2010年6月,他在《哈佛商业评论》上发表了一篇文章,题为The Productivity Paradox: How Sony Pictures Gets More Out of People by Demanding Less。2007年,他和凯瑟琳•麦卡锡在《哈佛商业评论》上合作发表了一篇文章,题为“管理你的能量,而非时间”。托尼还著有The Way We're Working Isn't Working: The Four Forgotten Needs that Energize Great Performance这本新书(自由出版社,2010)。

 

翻译:钱峰

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