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召开走动会议的五大理由

作者:余锋 发表于:2019-02-21 召开走动会议的五大理由

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对于职业管理者,对于我们这些在企业和团队的工作人员而言,会议几乎天天都有。提高会议效率,一直是我们非常关注的事情。提高会议的效率有很多的方法,我在这里给大家介绍一个方法:召开走动会议。

大家如果读过著名传记作家沃尔特•艾萨克森撰写的《史蒂夫•乔布斯传记》【1】,一定知道史蒂夫•乔布斯非常喜欢走动,喜欢在走动中开会,甚至是开一些非常重要的会议。譬如,他在考虑聘请公司高管(见本书137页),或是当他在努力争取重回自己一手创建的苹果公司(见本书269页),又或是讨论如何开设苹果店这种划时代想法的时候(见本书330页),他都会在走动中,通过走动会议的形式,达成设定的目标,收获成果。

走动会议也完全符合精益的核心思想。丰田汽车公司前董事长张富士夫说过:领导者需要做三件事情,到现场去观察,提出问题,尊重员工。关于这个话题,大家可以阅读詹姆斯•沃麦克撰写,由余锋、赵克强翻译的《现场观察》【2】一书。受到这两位大师的启发,我在这里和大家分享一下,你和你的团队开设走动会议的五大理由。

第一, 富有创意。走动会议会让你的团队更加富有创意。斯坦福大学的研究者们发现,同样的会议,如果员工是通过走动的方式开会,相比于坐在办公室里开会,员工的开会效率和创新成果,可以提高60%。当然,这个研究结果不但适用于室外走动,也适用于室内的走动。也就是说,无论在哪里,走动会议所取得的成果都会显著高于坐着开会。

第二, 便于沟通,至少可以从以下几个方面,反映出走动会议对于提高沟通效率的益处。一是让与会者远离手机和电脑,在许多会议中,参会人甚至是会议组织者,时不时会打开手机查看邮件或微信。怎么能够让大家在开会的时候远离已经让我们“上瘾”的手机和电脑,很好的办法就是走动,就是走动会议;在走动会议中,大家自然而然就会把手机放在它应该在的地方,这就是衣服的口袋里,从而把时间和精力更多地专注于我们所讨论的问题,寻找答案,寻找解决方案。二是让大脑供血充足,专家告诉我们,走动的过程有助于提高大脑供血,供血充足的大脑思路更为清晰敏锐,能够帮助我们想到一些新的创意、新的方法、新的解决问题的对策;敏锐的思维也可以使得参会者与同事的沟通效率获得提高。三是让与会者的观察更加细致入微,在走动会议的过程中,与会者不仅参加讨论,而且可以在现场观察他人是如何工作的,工作当中有哪些好的地方需要弘扬,哪些不自然的、存在困难的、不良的习惯需要改进;这一切有助于我们以事实为依据,和其他同事进行沟通,通过现场观察、通过走动发现的问题和改进方法,是非常细致入微的,是我们在办公室和会议室中难以察觉的。总之,走动会议可以让与会者更加心情愉悦。快乐愉悦的心情有助于参会人员之间的沟通和交流。

第三, 消除障碍。西联汇款公司成立于1851年,是美国和全球汇款服务的领跑者。这家公司为个人和公司客户提供方便、快捷、可靠的汇款和取款服务,在全球200多个国家和地区近50万个合作网点设有取款汇款业务。这家公司的首席执行长Hikmet Ersek本人,就是走动会议的忠实粉丝,他指出【4】,走动会议的参与者,身心会更放松,会发自内心地参与讨论;如果你和他们一起走动的话,在走动会议的过程当中,他们会更快地发现问题、找到原因、提出对策。

第四, 更多参与。美国强生公司花了多年时间,研究走动会议的好处。公司一位副总裁杰克•格勒佩尔是这样说的【5】:我们的研究发现,参加走动会议90天后,神奇的事情发生了:参加会议的员工明显增加了精力、体力和活力。他们在开会的时候会更加专注,他们的参与度也在大幅度提升。

第五, 有助健康。TED TALK的演讲者Nilofer Merchant指出【3】,在当今这个时代,“坐着”的害处几乎无异于抽烟。走动会议能够让你和你的团队成员,离开让你倍感舒适却可能损害健康的椅子。因此,要让你和你的团队成员远离疾病,不仅要离开椅子,还要离开会议室,离开办公室,走到车间、仓库和现场去,走到创造价值、发现问题、需要帮助的现场去。研究成果表明,每天走动30分钟,能够大幅度降低老年痴呆、乳腺癌、直肠癌、心血管疾病的发生几率。这应该是一个非常充分的理由,让你和你的团队加入到走动会议、走动管理的工作当中。此外,研究还发现,现在的美国人,平均每天坐的时间是9.3小时,这个时间比美国人平均的睡眠时间整整多了90分钟。而如果每天坐的时间多于6小时,和那些坐的时间少于3小时的人相比,坐得多的人寿命会大大缩短。

当然我们知道,如果参加会议的人员有10个、20个、30个甚至更多的人,走动会议可能就不太合适。走动会议比较适合一对一或一对多(不多于8个人)的小型的会议。如果你准备召开比较小型的会议,我建议你尝试一下,体验一下走动会议是不是适合你的团队,是不是适合你所在的组织,会议的效果如何,如何改进。

在文章结束前,我想和大家分享美国一位著名咨询顾问和领导力方面的专家关于走动会议的评论,他的名字是罗莉•达什卡尔(Lolly Daskal),是Lead from Within公司的总裁、CEO和创始人,她说【6】:“我发现参加走动会议的人,不仅感觉更为良好,而且他们充满激情,非常警觉。因为走动会议改变了整个会场的环境,提高了他们的思考能力,让他们更富有创造力,去发现根本的原因,去寻找新的解决方案,激励他们做更多有意义的事情”。你相信她的话吗?我相信,我建议大家有机会一定要尝试一下走动会议。

如果你有什么好的建议,譬如怎么开会,特别是怎么开走动会议建议,希望能够告诉我们,我等着你的建议,等你的分享、你的输入、你的经验。让我们一起努力,改进会议效果,提高会议效率。谢谢大家!

【参考文献】

1. 沃尔特•艾萨克森,《史蒂夫•乔布斯传记》, 2011年10月,中信出版社

2. 詹姆斯•沃麦克著,余锋、赵克强译《现场观察》, 2013年15月,机械工业出版社

3. Nilofer Merchant,Walking Meetings

4. Hikmet Ersek,Executives Say Walking During Meetings Leads to Good Decision-Making

5. Jack Groppel,Let’s Get Moving

6. Peter Economy,7 Powerful Reasons to Take Your Next Meeting for a Walk

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