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五种方法助你开出充满正能量的会议

作者:余锋 发表于:2019-02-21 五种方法助你开出充满正能量的会议

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会议无处不在,不仅不同性质的组织,比如企业、学校、医院、政府等要开会;而且同一性质但不同类型的组织也如此。拿企业来讲,无论是大企业、小企业、外资企业、亦或民营企业为了每天的经营运转也都要开会。虽然有时我们的会议组织者做了精心准备,拥有完整日程,邀请全部与会者,明确会议的目标和主题。但是参加会议的人常常会在会议当中或结束后发出这样的感慨:唉,又是一个浪费时间、毫无效果的会议。的确,我们有很多会议,看似讨论了很多问题,头脑风暴了很多提议,但是没有落实到具体行动;或是会议开了很久,也通知了下一次什么时候再开,可就是没有什么成效。为此,我提出五种方法,期待帮助大家把会议开得更有成效,少一些浪费,多一些成果,时间也能控制得更为适当。

第一,明确目的。这里你要注意几件事情。首先,开会要邀请与会者,而每个人都很忙,手头有很多事情要做。要想让大家全力以赴,我们一定要事先明确会议的目标:是为了解决什么问题,还是希望发掘什么根本原因;是要给大家通报情况,还是其他什么事情需要了解澄清。另外,在开会的过程中,我们时不时会跑题。譬如原本会议是要讨论A产品的质量问题,但是开着开着与会者就讲到B产品的质量、C产品的服务、D产品的交货等等,甚至还可能侃侃而谈组织文化、员工的主观能动性等等。这个时候,你作为会议主持人,要友好地提醒大家:今天会议的目的是讨论A产品的质量问题,而不是其他的话题。请大家暂停一下,回到我们的主题上来。深入讨论造成A产品质量问题的表象是什么、有什么数据支撑、表象后的根本原因是什么,可能的对策和采取的行动又该是什么。因此,无论是在会前、会议当中、会议结束之后,会议组织者都要有明确的目标。

第二,杜绝拖延。提高工作效率,是每一位员工,特别是管理者的重要职责。首先,大家都很忙,如果会议时间定为30分钟,或是召开一个15分钟的层级会议,我们就要想方设法确保在预定的时间内结束会议。作为会议组织者,你在开会之前就要想好如何充分利用这段时间,包括开场、推进、让更多的员工参与,以及在预定的时间内完成会议确定的目标。其次,要让自己和参会的同事做到言简意赅,尽量用简单明了的语言把问题、原因、方法和情况阐述清楚。为了严格控制时间,要有一张时间表。最好设个闹钟或计时器,让参会的每个人知道自己有多少时间,是60秒还是3分钟,已经用了多少时间,还有多少剩余时间;整个会议已经用了多少时间,还有多少剩余时间。最后,还有一个好办法,就是尽量站着开会,很多医学专家做了研究,发现“坐”是仅次于“抽烟”的对身体有很大伤害的行为。所以我们要在可能的条件下,让员工多站一会儿。人站久了觉得不舒服。为了舒适,大家也会尽量把会议开得短一些,把问题说得清楚简洁一些。总之,开会要杜绝拖延。

第三,积极向上。首先,在开会的时候要适当分享一些成功案例,恰如其分地鼓励员工,告诉大家在过去的一段时间内团队取得的成就(可能是一天,一周或一个月)、完成的任务,及时认可和表扬我们的团队成员。其次,即使是坏消息,也要对事不对人,依事实、摆数据、看图表,实事求是地分析存在的问题,而不是针对个人的人身攻击。作为多年的管理者,我相信不会有员工上班是故意来搞破坏的;辛勤努力工作却没有任何成果,没有人会感到心情愉快。我们的员工,包括我们自己,到公司来做事都希望有所成就。因此,如果工作出了问题,基本上是我们的流程出了问题。管理者、会议组织者要对事不对人,对过程不对员工。最后,无论在开会时批评了谁,指出了哪些问题,在会议结束之后,还是可以把过去这段时间,在我们班组和团队当中出现的好人、好事、好成果,或者是其它部门对我们的表扬,与大家分享一下,让会议充满正能量。

第四,全员参与。无论是高层会议、团队会议还是班组会议,确保全员参与都至关重要。不管你作为一名管理者有多么聪明、能干和勤奋,只靠一个人能够做到的事情都极为有限。众志成城,坚不可摧。如果你的团队有成员没有参与到会议当中,那么他也不太可能在会议结束后,积极投入到所确定的任务和行动中去。因此,在开会的时候,特别是在层级会议中,要留出一些时间,尽量让每位参会者有机会发表自己的见解并提问。即使不能做到每一次会议、每一个人都能够提问或参与的话,至少可以安排在一周内的各个层级会议中,每位员工都有机会分享和提问,鼓励、表扬别人,分享成功的喜悦,提出他在工作中发现的问题和改进的方法。另外还有一个方法,就是在每周的例会当中,轮流安排一位会议值班人。当然这不仅仅是普通的值班,最好在开会前和他探讨一下,如何为会议做好准备;在会议结束后,再和他交流一下,会议准备得如何,会议的过程是否流畅,通过组织会议有哪些心得体会,今后如果有机会再担任会议值班人,组织临时会议或者代理会议组织者,还有哪些工作可以做得更好、更完善。

第五,行动至上。尽管会议、讨论、分享、表扬都很重要。但是,能够让我们团队、让我们的会议充满正能量的是什么?那就是行动!不管会议开了多长时间,作为会议的组织者,你时时刻刻都要记住,会议结束之后要有三、五个具体的行动计划。当然,霍尼韦尔公司开发的互联分层会议软件中自带了RAIL模块,就是行动列表。该模块帮助大家确定做什么、谁来做、什么时候做完。归根结底,一切为了行动,行动至上!

尽管会议是管理的重要方法之一,可是很多人不喜欢会议,是因为会议效果不好。很多时候,员工本来会前积极性就不高,开完了会议心情更糟糕、正能量更少,变得毫无动力与斗志。但是我相信,通过采用刚才介绍的五个方法:明确目的、杜绝拖延、积极向上、全员参与、行动至上,一定能够让你的会议更加卓有成效,让你的员工在参加会议之后,心态更好,从而充满正能量地投入到每天的工作当中。

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    余锋余锋

    上海交通大学客座研究员、上海外国语大学客座教授、美国质量学会高级会员、世界百强企业高级管理人员,专长于精益创新、企业管理、人才培育。

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