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关于开展员工持续改善活动的十条建议

作者:余锋 发表于:2018-05-21 关于开展员工持续改善活动的十条建议

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从制造业的机械加工厂、电子装配厂到服务业的医院、银行,从大型国企到中小型的民营企业,越来越多的组织在推广实施员工提案或员工合理化建议。前段时间与一群企业家朋友交谈到这个话题时,听到的却是一片困惑声、抱怨音。譬如,我们企业已经实施员工提案三年有余,当初的热情不见了,收到的提案日渐稀少;尽管我们对每条合格的建议奖励数百元,发布政策后一年时间内我们只收到寥寥几十条看得上眼的建议;听朋友介绍,员工提案是实施精益思想的基础之一,威力巨大,我们管理层都不太清楚如何导入、实施,特别是有什么灵丹妙药可以使得这个活动持续不断。

结合我最近给央企中化集团化工事业部内几十位管理运营的中高层分享的记录,与大家分享十条建议,助力你和你所在的组织导入、实施员工持续提案活动。

1. 领导参与

十多年前,我在自己管辖的业务集团内导入员工提案。三个月时间过去了,数百位办公室人员一起也就提出了区区几十条建议。自认对精益和全员参与颇有心得的我甚为郁闷。苦思冥想后的一个星期六晚上我突然豁然开朗:造成当时这种局面的根本原因在于以我为首的管理层。直到那个星期六,我和管理层的成员在三个月时间里都没有提出过一条改进提案。尽管我们都有员工编号,也都认为员工提案的重要性。但是,我们只是给予口头的支持而没有实际的行动。幡然醒悟的我在这个周末就针对如何改进员工提案提出五条建议。在以后的日子里,不管工作有多繁忙、会议和出差占用了多少时间我每天至少使用3-5分钟时间,利用坐车、吃饭的时间在管理层微信群里发一条微信。美好的一天从持续改善开始。领导不仅是指公司的总经理,总经理的班子成员,人事的、财务的、技术的负责人等都召集在一起。只要是总监以上的都参加。让员工知道领导不仅在讲更在做。领导要审核、要评估、要到现场去,将现场发现的问题及时记下来并反馈到系统里。

2. 工作定义

我非常赞成丰田公司践行多年的对工作的定义:工作=作业+改善。根据这个定义,每个员工从总裁到一线的员工都有责任按标准化作业开展工作,同时寻找改进的机会、实施作业的改善。每个人都要做,总经理要做,财务、人事、技术、采购部门的干部和员工也要做。我们要结合自己的日常工作,分层会议、现场走动(Gemba Walk)。在走动、观察、实践的过程中,笔者建议你采用有道云笔记,拍摄、录音、记笔记。

3. 授权员工

授权员工不仅指鼓励他们提出改进的建议,而且包括实施改进。所以我不推荐叫合理化建议。合理化建议一般都是我提别人的工作、由其他部门的同事执行。我们推荐叫“员工持续改善活动”,简称ECIP (Employee Continuous Improvement Program)。员工持续改善活动是全体员工参加的。一线的基层干部和员工是员工,组织内最高管理层成员也是员工。最近,我建议央企可以采用“微创新”这个名字。党和国家领导人都在鼓励、推动创新。持续改善活动中开展的创新一般都不大, 可以叫“微创新”。对微创新或员工持续改善的提案可以全权交给员工评比。框框提好,哪些东西是不能动的,哪些是要拿到班子里来的,哪些是需要技术部门评估的,哪些需要安全部门审核的,其它提案可以由员工自己评估,自己实施。

4. 及时反馈

对于员工提出的改善建议需要有个机制可以快速反馈、迅速决策。所谓的及时反馈,就是对提出提案的反馈尽量不过夜,至少不过周。改善项目最好在提出提案后一个月内实施(除非提案不可行)。对此,笔者有几个建议供大家参考:(1)编写一个软件,使得系统能够自动发邮件确认收到提案,感谢员工的参与。(2)通过微信群收集提案。由于提案的提出者、提案的执行者、企业的管理者和组织内的精益专员都在一个微信群、提案可以迅速得到审核。(3)每月确定一个工作日为改善日。把所有以前提出的、没有得到评估、实施的提案在这一天得到评估和实施。

5. 提供培训

培训的形式多种多样:课堂教育是培训、指定教材自学是培训,知识竞赛、班前开会、现场观察也可以是一种培训。对于国企、央企国家是有规定的,每年需要给员工多少时间的培训。这个培训可以是碎片化的培训,也可以是半个小时一次,一个小时一次,甚至可以是在微信群里进行微信推送,一周一次,一个月两次。楼梯、洗手间粘贴标语,这也是培训。培训要有方法,更要有的放矢。根据企业的特点和员工的水平每年提供2-3个最简单工具的培训、实践。坚持数年后,你所在组织员工的素质得到提高,员工有能力在工作的过程中找出更多的问题,也有能力可以解决更多的问题。

6. 实物奖励

几年前,我受邀到浙江的一家民营企业提供企业管理的指导。在指导过程中,我了解到这家企业导入精益思想二年多,虽然外部精益顾问给员工多次提供培训,公司老板也为每条建议悬赏数百元现金奖励,精益办的三位成员也无数次苦口婆心地劝说、甚至帮员工撰写提案,但是这家拥有五百余名员工的企业却只收到了一百多条员工提案。我给这个民营企业家的建议非常通俗易行:尽量给员工以实物做奖励。三个月后,我收到了这家民营企业精益办经理的微信:他和其他二位同事已经开始忙的不可开交。在推出实物奖励政策后一个半月的时间里,一共收到来自员工的二百多条改善建议。他们三个天天忙于评估、实施和统计。

7. 专题寻宝

为了让我们的持续改善活动取得更大成果,笔者建议你们发动群众开展专题寻宝,比如,安全周、质量月、成本季。发动全体员工在这一周、这个月、在指定的专题内寻找宝贝。精益里面有个定义:问题是宝贝,要把问题变成宝贝(参见笔者的文章:“如何理解问题是宝贝”)。问题找对了,方法总比问题多。在三十天、六十天、九十天时间内开展专题活动专攻节能、安全、成本、质量等方面的问题。

8. 友好竞赛

要竞赛不要竞争,因为我们的敌人不在组织里面,而是在外部。公司内要竞赛,部门与部门竞赛、公司和公司竞赛,集团和集团竞赛。通过把不同部门、班组的员工人数、每月提出多少条改善提案、实施多少条提案张榜公布。把人均实施提案最多的部门和个人公开表扬,同时提醒实施提案最少的部门负责人。大张旗鼓地表彰最佳提案。

9. 总结分享

总结典型的提案。提案的总结主要包括改善前存在的问题,改善后的状态,这个问题涉及七大传统浪费中的哪一种,这个改善可能用于那些地方,提案提出者的姓名和所在的部门,提案实施者的姓名和所在的部门、日期等。总结最好有照片、图表或数字。笔者坚信一张图抵一千句话。总结好的提案可以通过微信、评比、墙报等渠道在组织内部各个部门之间交流分享。

10. 不断升华

如果你的公司、你的团队已经轰轰烈烈地开展员工持续改进提案活动,作为倡导者,你就要考虑怎样做才能让这个活动持续下去。因为活动是不会自己持续的。管理大师张瑞敏先生讲过,企业是斜坡上的球,不往上发展就会往下掉。作为企业的管理者一定要考虑,在奖励上、形式上、内容上、质量上、参与度上在想点方法。我们在座的20家工厂,每个工厂想出一条,交流一下,可能会有重复的,但至少有5条是全新的,拿回去用,好用的继续用,不好用的继续想。

没有充分发挥员工(包括管理层成员)智慧是精益思想中的第八大浪费。员工合理化建议或员工持续改善活动(笔者强烈推荐后者)将帮助你消除这一类浪费,大幅度提高员工的工作敬业度。员工持续改善活动将更好地发挥员工的聪明才智,让你所在的组织在市场竞争中处于更有利的位置,为客户、为社会创造更大的价值。上述十条建议有助于开展员工持续改善活动。笔者也坚信有更多行之有效的方法持续不断完善员工持续改善活动。期待你的真知灼见。笔者的邮箱: williamfengyu@hotmail.com.

 

参考文献:

1. 《现场改善》— 作者: 今井正明。译者:周健(等)。机械工业出版社出版。

2. 《赢在精益标准化》(第二版) — 作者:张冬、余锋、潘明华。东华大学出版社出版。

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