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如何加快精益六西格玛项目的进程

作者:余锋 发表于:2018-04-03 如何加快精益六西格玛项目的进程

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在过去的十几年时间里,我有幸接触了数千个精益六西格玛项目(A3报告、绿带和黑带项目等)。在参与、审核这些报告和项目的过程中,我大容量、强密度、深入细致地了解到这些项目所涉及的过程、面临的问题、背后的根本原因、形式多样的解决方案。每每有参与、审核精益六西格玛项目的机会,我都会精神焕发、跃跃欲试,收获满满。

我看到一些项目负责人能够高效快速地完成所负责的项目(绿带项目2-3个月、黑带项目4-6个月,A3报告2-6周)。与此同时,我也看到许多项目花了经年累月的时间还没有结题。对比高效快速的项目、缓慢低效的项目,我与大家分享四项心得体会,希冀能帮助你快速完成下一个精益六西格玛项目。

1.项目范围和目标

合理管控项目的范围、选定富有挑战又切实可行的目标是缩短项目从开题到达成目标的周期的第一个关键。

2. 人员挑选

不管是精益的A3报告、还是六西格玛的黑带、绿带项目都不是项目负责人特立独行能够完成的,更多需要相关人员的团队合作。挑选合适的人员参加项目组就成为加快项目进程的第二个关键。挑选项目组成员需要关注以下几点:跨部门、做实事、懂业务、肯专研。

如需更详细地了解这方面的内容,请阅读本系列的第三篇文章《七大建议助你开好精益六西格玛项目的题》。

3. 项目管理

精益六西格玛项目的负责人可以学习欧洲国际项目管理协会(IPMA),或是美国项目管理协会(PMI)提供的项目管理知识,借助有限的资源,通过时间管理、风险管理、成本管理、质量管理、沟通管理等在保质保量的前提下,缩短项目的周期时间。

推荐阅读电子工业出版社翻译出版的《项目管理知识体系指南》(第五版)。

4. 使用工具和方法

有许多工具和方法帮助项目负责人加快项目进度。笔者在此介绍三种我这几年用得得心应手的方法。

微信群:项目负责人在项目启动之日组建一个微信群,把项目组的全体人员、项目倡导者(管理者)和项目辅导(六西格玛黑带或精益专家)全部请到这个群内。在群里分享项目的目标、任务、进展等。力争微信群每个工作日都有所更新。由项目负责人或“书记员”每周汇总微信群内的信息,或通过该微信群、或借助公司的邮箱与项目组全体人员分享。

微信的好处就是快,可以把微信内容全部转到邮件里面,然后做个汇总。把不同的问题归类,然后定期确认问题是否解决,如果没被解决就继续提出。事实上,这其中的许多问题可以两天甚至一天就解决了,而且很多东西都呈现出来。微信很快,一天都可以迭代好几次。我看到有个项目组借助微信群在短短一周的时间里,项目组成员间交流了四五十次,大幅度推进了整个项目。

站立会议:站立式会议是一种新型的会议方式,为一些新兴科技公司所开创。它的具体做法是Scrum方法(迭代式增量软件开发过程,通常用于敏捷软件开发)中的一条关键实践,看似很简单的一个活动——以站姿而不是坐姿来开会,其实内涵丰富。通过每天面对面的沟通,可以快速同步进展,让员工了解彼此的进展,从而了解整体进展。给每个人一种精神压力,信守承诺,这是一种面对面的精神压力,直面工作进展。培养团队的文化,让每个人意识到:我不是一个人在战斗,我们是一个团队。通过固定格式、回答问题、控制时间、领导参与、及时更新、以始为终、突出重点、到工作现场等八个注意事项,项目负责人将高效地开好每天的站立会议。

如需了解如何开好站立会议,请阅读《每日站立会议——部门工作进度跟踪的最佳实践》

每周总结:许多管理者和项目负责人偏好每月一次进行项目的审核。而一年只有12个月,扣除春节、项目启动等情况,一年只有10次迭代更新的机会。我建议大家用每周总结的方法来更新项目的进展。这样,你每年有50次更新迭代的机会。每周总结要简单明了,包括3-4个内容。上周完成了什么,下周计划开展什么工作,工作中面临什么难题,需要项目倡导者和项目导师什么帮助。

除了上述管控范围、挑选成员、管理项目、使用方法等四项心得体会外,还有不少其它注意事项,如项目负责人的素质和投入、项目倡导者的参与等等。由于篇幅受限,我们将在以后的文章再作展开。

参考文献:

《项目管理知识体系指南》(第五版)—— 电子工业出版社翻译出版。

 

 

延伸阅读:

七大建议助你开好精益六西格玛项目的题

为什么精益转型必须要总经理亲力亲为

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