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利用每日任务清单大幅提升时间管理效率

作者:余锋 发表于:2018-01-08 利用每日任务清单大幅提升时间管理效率

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正确编制、合理使用每日任务清单将大幅提升你对时间管理的能力、助力你在相同的工作时间里更为圆满地达成目标。

美国首屈一指的个人成长权威人士博恩·崔西(BRIAN TRACY)在《时间的力量》一书中指出:"每一个有效的执行源自每日任务清单。它是迄今为止所发现的用于提高生产率的最强有力的工具。 当你创建每日任务清单时,你开始写下自己在一天的过程中想要完成的每一项任务。其规律是:在你开始使用任务清单的每一天,你的工作效率将会提高25%。这就意味着,在每一个八小时的工作日里,你将额外获得两小时的工作时间……同其他时间管理工具相比,通过使用任务清单,你可以更快地摆脱繁杂,理清头绪。”

根据多年的实践,笔者坚信编制每日任务清单至少还有以下四个理由:

1. 通过定期编制每日的任务清单,你对自己时间进行了较为全面的组织。你必须统筹兼顾在每个工作日需要完成的一切任务,并把它们写下来。通过考虑把所有需要完成的任务和工作分成该做什么和不该做什么,或分类为A、B、 C等级,为你的每一天创建一个时间和工作框架。

2. 制作任务清单的一个很重要的原因是能帮你减轻压力。产生压力的原因之一是因为你担心有些事情你可能会忘记去做。当你对每一天的工作做好了安排,你的压力可能会减轻,因为你可以直观地看到每一天的工作安排——而不必再努力抓住那些飘浮在脑海中的任务。

3. 制作任务清单需要你考虑该如何使用你的时间以及为何这样使用。制作任务清单就是对目标设定和决策选择所进行的一项日常练习。

4. 制作任务清单实际上可以是很有趣的。姑且把它当成创作一部微型小说,其中的主角就是你自己。你所列出的工作将是一项创意策划的执行。因为主题是你,所以你的创造性才能得到升华。你可能永远也不会知道,在单纯的制作任务清单的执行过程中,会迸发什么样的想法或观点。

著名的思想家斯蒂芬•柯维 (stephen covey)在其成名作《高效能人士的七个习愤》指出:“成功不是一个偶然事件。更确切地说,成功就在于不断地做那些最有可能带来你所希望的结果的事。成功人士通过培养积极的生活方式和习惯……或者说,通过创造有助于产生良好效果的行为模式,来增加他们实现自己所想要达成的目标的几率。” 简而言之,柯维先生强调了在工作安排中确定优先次序的重要性。

那么在制作任务清单时如何确定各项任务的先后次序。我们每个人都需要在紧急项目和重要项目之间进行平衡。在可能的情况下,你要把重要项目放在紧急项目之前。首先,你要做的是象限1中的内容重要而且紧急的项目。其次,你要挑选象限3中的任务 —— 那些重要但不紧急的任务和工作。下一个要处理的应该是象限2中那些紧急但不重要的任务和工作。如果你还有空闲时间,你可以挑选着处理象限4中那些既不紧急也不重要的任务和工作。

成功的时间管理需要主动性而不是被动性。不少人倾向于在上班的路上或刚进办公室就开始被动式地开展工作——检查电子邮件、微信或处理那些刚冒出来的问题。相反,我们更应该主动采取那些能让我们向前进步、使我们更加接近自己目标的行动步骤。譬如,我在十几年前就培养了一个习惯:每个周日晚上都抽时间编排下一周的工作。这几年又有一个新的做法:每个工作日的早上发1-2条改善建议给团队成员。美其名曰:【美好的的一天从持续改善开始】。

艾伦•拉金在《如何管理你的时间和生活》一书中指出“我要尽可能地强调:你必须确定优先要做的事情。有些人尽可能多地去做他们任务清单上的项目。他们把大部分项目都做完了,但有效性却很低。因为他们所做的大多是C级项目,即紧急而不重要的事项。有些人喜欢从任务清单的第一条开始做,然后依次向下。这同样没有对那些重要项目给予足够重视。最好的方法是在你的任务清单上按ABC优先级给每个项目进行标注。然后按照这个次序去完成你的任务清单。

如果你真的希望提高自己的时间管理能力,请从现在开始编制、使用每日任务清单。

参考文献:

1. 《时间管理 — 如何充分利用你的24小时》。作者:杰姆·兰德尔。

2. 《高效能人士的七个习愤》。 作者:斯蒂芬•柯维。

 

延伸阅读:

达成目标的十二条对策

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