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为什么要进行自我评估

作者:彼得•德鲁克 发表于:2016-04-27 为什么要进行自我评估

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  美国人在自己生活的社区当中一向有着很强的公民意识。在美国,一共有9 000 万志愿者在非营利组织中工作——非营利组织是美国最大的雇主。毫无疑问,这些非营利组织对于美国人的生活质量至关重要,这也是美国社会最显著的特征之一。

40年前,在非营利组织当中,管理还是相当令人反感的字眼。对当时的人们来说,管理意味着商业,而非营利组织绝对不会跟商业有任何关系。今天,非营利组织开始清醒地意识到,他们比商业组织更加需要懂得管理,因为他们没有任何约定俗成的业绩标准。他们需要学习如何进行管理,只有这样,他们才能集中精力去实现自己的使命。但另一方面,由于长久以来对管理的忽视,非营利组织的管理者突然发现,几乎没有适合自己、切合需要的管理工具可以借鉴。

虽然一些非营利组织的管理水平丝毫不亚于企业,但绝大多数非营利组织的管理水平充其量只能拿到“C”。这并不是因为他们不够努力,事实上,大多数非营利组织都非常努力;而是因为他们没有重点,没有合适的工具。我相信,这种情况很快就会得到改变,如今我们在彼得·德鲁克基金会的同事们就在试图改变这一切。

多年以来,大多数非营利组织都觉得,对于他们来说只要有一个良好的意愿就可以了。可在今天,我们都清醒地意识到,由于非营利组织没有一个清晰的业绩标准,所以我们必须更加注重管理,必须将纪律的观念深深植入组织使命当中。我们必须学会充分利用手头有限的人力财力,使其能够发挥最大的效用。我们必须想清楚一个问题:我们的组织的成果究竟是什么。

五个最基本且最重要的问题

自我评估的内容主要包括:你在做什么,为什么要这么做,怎样才能提高本组织的运营水平。一套完整的自我评估包括五个最基本的问题:我们的使命是什么?我们的顾客是谁?我们的顾客重视什么?我们的成果是什么?我们的计划是什么?自我评估的后续是采取行动,如果没有行动,评估将变得毫无意义。要想在一个不断变化的环境当中取得成功,社会部门的各种组织必须集中精力去实现自己的使命,勇于承担起自己的责任,并且取得最终的成果。

自我评估可以迫使组织努力去集中精力实现自己的使命。在美国,至少有80% 的非营利组织规模都非常小,这些组织的管理者发现,当有人提出一个好的建议时,他们很难表示拒绝。我曾跟几位在当地教堂工作的好朋友提出,他们至少应该停下手头上一半的工作——并不是因为这些工作不重要,而是因为这些工作根本不需要由他们来完成。我告诉他们:“有人会做这些事,而且比你们做得还要好。可能就在几年之前,你还需要亲自动手来建立一家农产品市场,因为当时你们这个社区的越南移民们需要有地方来出售农产品。可如今情况不同了,你已经不需要再去操心这些事情。事实上,你该想办法放弃这项工作。”

如果不去认真征求“顾客”(请暂时不要跟我争论这个词)的意见,你根本就不可能知道,自己的组织应该提供怎样的结果。在商界,顾客就是你必须满足其需要的人或机构。如果不能满足他们的需要,你就根本不会取得任何成果,那样,你很快就会破产。而对于一家非营利组织来说,你的顾客可能是你的学生、病人、会员、志愿者、捐赠者等,你必须认真思考这些人关心的问题,并努力去满足他们的要求和期待。

问题在于,你并不清楚顾客到底有哪些需要。你很容易做出一些错误的猜测。作为一名合格的领导者,你甚至都不应该去猜测顾客的需要;你必须学会用一种系统化的方式去征求顾客的意见,以此来知道他们到底需要什么。在进行自我评估的过程中,你将跟你的董事会成员、员工以及顾客进行一场四方对话,在展开讨论或做出决定时,也必须考虑到他们各自的立场。

计划并非一次事件

在进行自我评估的过程中,你会逐渐制订出一套计划。计划经常被误解为“做出一些未来的决定”,但事实上,决定只存在于眼前。你必须制定出一些具体的目标,将它们逐渐累积起来,最终确定一个未来的愿景,可如今大多数组织所面对的一个迫在眉睫的问题并不是“明天要做什么”,而是“如果要得到自己想要的结果,我们今天应该做些什么?”计划不是一次事件,而是一个持续不断的过程,在这个过程中,我们需要不断加强那些行之有效的做法,放弃那些被证明是错误的做法,我们要不断地搜集尽可能多的信息,做出一些冒险的决定,我们需要确立一些目标,通过一种系统化的方式来评估组织的执行进程,并随着情况的变化不断进行调整。

鼓励建设性的异议

我发现,所有一流的决策者都会遵循一个简单的规则:在讨论任何一个非常重要的问题时,如果你的团队很快就达成了共识,千万不要贸然行事。当所有人很快达成共识时,很可能是因为大家都没有进行过调查研究。组织的任何一个决策都极其关键,而且具有一定的风险性,它们应该引起大家的争论。有句老话(这句话可以上溯到亚里士多德时代,后来成为早期基督教的一句箴言)“原则统一,行动自由,凡事皆互信”(in essentials unity, in action freedom,and in all things trust),这里所说的互信,就意味着大家要开诚布公地发表不同的意见。

对于非营利组织来说,要想形成一种“敢于创新,勇于负责”的氛围,领导者就一定要在组织内部培养一种健康的氛围,鼓励大家发表建设性的不同意见。非营利组织的领导者必须鼓励大家畅所欲言——因为所有人的出发点都是善意的。每个人的观点可能会有所不同,但大家彼此都是为了实现一个良好的目标。如果没有适当的鼓励,很多人可能就会避免一些会引起争执(但对于组织来说却又至关重要)的争论,或者把自己的不同意见变成私底下的相互怨恨。

之所以要鼓励大家要各抒己见,另外一个原因在于,任何组织都需要有一些敢于唱反调的人。我这里所说的“唱反调      的人”,并不是指那些只会说“这样做是对的,那样做是错      的——我们的做法介于二者之间”的人,而是指那些敢于提出质问的人,他们会问“我们到底该怎么做”,并且时刻愿意做出改变。要鼓励大家畅所欲言的最后一个原因在于,公开的讨论可以引出潜在的不同意见。只要大家能够真诚参与到决策当中,领导者根本不需要去说服下属执行某项决定。经过开诚布公的讨论之后,每个人的建议都会得到认真对待,这样形成的决定本身就是一个行动计划了。

创建明天的公民社会

自我评估实际上就是一个确立计划并帮助自己的组织成长为“业界领头羊”的过程。通过倾听顾客反馈、鼓励下属发表建设性意见、观察最新的社会潮流等方式,你就会不断拓展自己的视野。这些都有助于你做出一些至关重要的判断,比如说“是否要改变组织使命” “是否要放弃那些已经没有生命力的项目,将资源集中到其他地方” “如何将眼前的机遇跟你的能力和目标相互匹配”以及“如何创建更加美好的社区,改变人们的生活”等。自我评估永远是领导者最重要的工作:你要不断地打磨自己的组织,不断对组织进行重新定位,永远不要真正地感到满足——除非你已经取得了真正的成功。如果等到组织开始走下坡路时才采取行动,形势就会变得非常糟糕。

记住,我们正在创建明天的公民社会,这一重担就落在我们的社会部门,也就是你所在的非营利组织身上。在这样一个公民社会中,每个人都是领导者,每个人都必须肩负起自己的责任,每个人都必须有所行动。所以说,组织使命和领导力并不是一些随便读读、随意听听的东西,你必须有所行动。自我评估能将良好的意向和有用的知识转化为有效的行动——不是在明年,而是从明天早晨开始。

——本文摘自《德鲁克经典五问》    

书名:德鲁克经典五问
              历久弥新的管理智慧
作者:[美] 彼得•德鲁克(Peter Drucker)弗朗西斯•赫塞尔本(Frances Hesselbein)琼•西德尔•库尔(Joan Synder Kuhl)
译者:鲍栋 刘寅龙
出版社:机械工业出版社
出版时间:2016.4
ISBN:978-7-111-53107-4

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