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从会议领导者到讨论协调人

作者:布雷迪·米克(Brady Mick) 发表于:2013-12-30 从会议领导者到讨论协调人

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还记得你上一次出席过的高效会议吗?会议议程明确;时间按照开始、中间和结束阶段合理划分;逐步讨论每个行动项目;信息清晰、传播高效。但还缺了点什么。真正的价值、创造性和创新往往出现在会外。员工可能会在开会前几分钟设计出一项新的广告活动,或在会间休息时集思广益,解决某个客户问题。会后,员工也许会构想出新产品或新服务的好点子。在无拘无束的时刻,人们彼此往来,分享创意,开展创新。但是,如果能把这些时刻引入会议,会如何?

高管们大约有一半的工作时间都在开会——而这些时间又有一半是无效的,其中30%的会议时间都用来讨论没有结果的问题。当然,并不是所有的会议都毫无成效,但还有更好的办法来沟通信息、动员员工和鼓励创新。要改进会议,可以采取以下步骤:

1. 专注于激励员工的因素。丹尼尔·平克(Daniel H. Pink)在其著作Drive(中译名《驱动力》,中国人民大学出版社2012年出版)中列举了三种能激励我们的心理需求。“能力”代表着我们提高自身技能、追求更重要之事的需求,“自治”是我们主导自己生活的愿望,而“关联”则是我们交往和关爱他人的需求。当这些需求得到满足后,员工的敬业度、工作积极性、生产率、创新能力和忠诚度都会提高。那么,我们该如何将这些激励因素潜移默化地融入会议呢?

2. 将会议变成战略参与讨论会(strategic engagement session,SES),以激发团队的共同创造力为重点,从新的角度了解有待解决的问题,进而创造价值。在低效的会议上,领导者占用大部分时间发布信息,其余的时间告诉与会者这些信息对他们来说意味着什么。

想象一下,有一个工作小组,其成员各具其才,为团队做出同等的贡献。居于团队核心的领导者,其角色是引导参与者完成活动,提出启发性的问题,鼓励每个人积极参与。

假设公司召开一次预定为1小时的月度情况报告会。不要将90%的时间用于信息发布,10%的时间用于讨论,可以试试4D SES形式:开会前,发布(Distribute)战术数据;用5分钟来确定(Determine)数据是否具备基本的清晰度和背景,回答问题,将数据转换为信息;用25分钟指导(Direct)大家理解信息,解析信息的含义,避免造成误解。运用“展示-思考”练习。推动关键问题的讨论,期待所有人都能积极出谋划策。综合重要结果,尊重不同意见。用30分钟将每个人的创造力相结合,制定关键标准,推动(Drive)新结果转化为知识。将“展示-思考”练习的成果加以整理,形成成熟的结果,例如添加知识定义的行动计划。

筹备SES

遵循以下9条指导原则,会议领导者便会成为鼓励大家积极参与的会议协调人:1)保持目光接触,建立关系,让对话富有意义。2)承认各人知识储备的差异,因为与会者的背景和专长各不相同。设定平衡的基调,营造非评判性的文化氛围,让大家放心大胆地提问。3)推进开放式讨论。帮助别人发言,但不要替他们发言。可以提出诸如“对你来说,这在工作中意味着什么?”之类的问题。通过提示“请再给我讲讲这一点”来鼓励进一步的讨论。4)如实表达自己的想法,但不要不懂装懂。只有协调人不包揽大部分讨论,才能涌现出更妙的创意。5)提出问题、寻求理解、发现意义。求知欲会推动沟通,激发进一步了解他人的愿望。6)通过确认自己已经了解与会者的建议或意见,对其表示认可。7)如果出了错,要找机会承认。当你承认自己从未有过某些想法时,你便同与会者拉近了关系,赋予他们自主权。8)交替担任领导者和追随者。将指挥权交给与会者,仔细倾听,遵从他们的领导。9)运用幽默。要想消除紧张感,没有什么比欢笑更快。保持轻松氛围,从日常情境和话语中寻找幽默。

设计创意空间

创新和创意可能意味着要离开传统会议室的小天地。请运用以下指导方针,营造一个调动参与热情、提高参与度、激发创新型思维的环境。

1. 摆脱会议桌。没有什么比领导者坐在桌首更能表明“这地方我说了算”。站起来,在房间里来回走一走,或者坐到桌边或凳子上。这些做法能传达平等观念,提升活力,鼓励参与。如果桌子可以拆分,你可以建立一些小型分组讨论区,让成员之间有密切的目光接触。

2. 重选会址。可以考虑将讨论会挪到会议室外进行,从餐厅或其他公共场所等活跃空间中吸取自然活力。改变与会者的行为,可以为任务带来活力、提高专注度、激发创造力。自然光线令与会者精力充沛、创意迸发。如果天气不错,可以考虑在室外开会,使用便携式黑板或活动挂图做展示。

3. 建立白色空间。在装饰繁复的空间里,与会者很难保持专注。所以,如果墙上有图片,摘下来。如果空间中凌乱堆放着绿植、奖品和各种小摆设,把它们撤走。把墙面和窗子清空,用来挂报事贴或移动挂图。将这些创意保留几小时,并鼓励与会者添加新创意。

想象一下你的下一次会议。每位与会者都积极参与、献计献策、对任务兴致勃勃。这个过程令他们产生了社群感和自豪感。房间里气氛活跃,创意的火花开始迸发,每个人都致力于思考应对挑战的明确方案。通过将会议转变为SES,领导者鼓励参与式创新,并形成关于未来结果的创意。SES改善了环境,从而产生更合理的决策、更强大的思想领导力,并提高参与度和公司利润。

布雷迪·米克,BHDP Architecture公司建筑师、职场战略师和客户主管。他设计的环境影响实现战略成果所需的关键行为。获取更多信息,请访问BHDP.com或致电513-271-1634。

本文原载于《卓越领导》(Leadership Excellence China),经上海环胜企业管理有限公司Visionary Consulting授权刊登,www.vcsh.com

翻译:陈媛熙

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