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会议管理,让你走出“文山会海”

作者:牛文清 孙灿 刘威   发表于:2009-08-21 会议管理,让你走出“文山会海”

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会议管理不是一个新名词。在集团型企业中,对会议进行管理的需求已经越来越普遍。对于这类企业,业务类型的多样性使其管理的复杂性远高于单一业务型企业。同时,多业务、多子公司带来的组织复杂性和管理职能团队化的特点,也使得这种企业的各类会议至少在数量上会数倍于其他的单体公司。这些因素使得集团型企业的会议体系梳理和对会议进行管理的必要性凸显出来。

从大量对会议管理投入较大精力的企业的实际情况来看,我们会发现,推动会议管理的原动力几乎都来自于企业的 CEO。这有两方面原因:

第一,企业发展了,规模壮大了,业务增多了,管理模式也复杂了。虽然不同企业集团管控模式有所不同,但集团CEO 个人精力有限,不可能涉及管理的方方面面,很少甚至不会涉及业务具体的运营管理,久而久之,集团CEO对下属子公司的控制能力必然弱化。

然而,即使是不同的管控模式,集团CEO 都应该对所属业务公司保持相当的控制和决策影响力。解决这个矛盾的一种方法就是:梳理、明确并建立起基于集团业务和管理现状的会议体系——明确集团管控的关键决策点、相应的职位与角色、决策的周期以及决策的支持信息和材料。

从另一个角度来讲,会议管理体系的建立,是对整个管理层时间管理的优化,这将有助于明晰各管理层次及职位的职责,有利于管理边界的划分和权责的匹配,切实提高决策的透明度,从而提升管理层整体决策的效率。此外,会议体系是公司里正式的自上而下的沟通渠道。它可以帮助集团管理层收集好的管理实践和经验并将其有效复制和传递。

第二,企业中什么人的会最多?CEO。什么人的会比CEO 还多?答案是集团型企业的CEO。他们普遍的工作状态都是遨游于会海,有些人感觉会议很必要,对自己参加的会议的意义和价值也比较清楚,对参加的会议也做了筛选,但还是觉得会似乎有点多,应接不暇;还有些人感觉会议有必要,但部分会议似乎意义不大,自己的时间被这些会所占用了,觉得这是个问题;另外一部分人觉得自己在被会议牵着鼻子走,基本上失去了对自己时间的控制,头脑中对自己参加了什么类型的会议,各种会议的优先级如何,会议之间的联系等都没有明确答案—— 一句话,晕头转向。

我们要可以从三个方面来解决这些问题:

要开哪些会议?这些会议的优先级和联系是怎样的?会议怎样开才有效率和意义?会议管理就是力图给这三个问题找到答案。这三个问题互相关联,而且解决的过程就是一个从企业的会议体系设计到落地可执行的过程。我们发现,关键在于是否充分考虑到了企业总经理层的个性化需求企业会议体系设计的第一步是要搭建企业级的会议体系架构。

下面,我们就从会议体系设计到最终落地执行的整个过程来看看企业的会议体系是如何落实到企业总经理层实际需求的。

一、搭建企业的会议体系架构。

企业会议体系的设计的第一步是要搭建企业级的会议体系架构,主要解决的问题是“开什么会”。以一个战略管控型的集团型企业为例,集团总部集中提供某些共享性服务(财务、人事、IT 等),它的管理重点在于宏观政策与集团战略的制定,以及协同各业务单元的战略方向。对于集团CEO而言,会议是围绕战略展开的,并且贯穿从“战略制定”、“战略监控”到“战略执行”的全过程,最终落实到业务举措。因此,整个集团的会议体系是以行动为中心的 PDCA 模式(如图1所示)。
 

除了围绕集团战略展开的战略制定会议、战略监控会议和战略执行会议以外,还有一类非常重要的会议就是股东会。股东会有权决定公司的重大事项,它在公司组织机构中居于最高的层次,掌握着公司的最高权力。

综上,我们可以将集团型企业的会议分为四类:股东会、战略制定会议、战略监控会议以及战略执行会议。紧接着,就需要对会议进行分层。集团型企业的组织结构大体上可以分为三层:集团总部、各业务公司以及各业务公司的下属子公司。相应的,会议体系涉及两个职位:

集团 CEO 和业务公司 CEO。会议体系如要对集团进行有效管控,必须适应这样的三层组织架构和两个高层管理者职位(如图2所示)。

因此,四类会议都必须体现相应的层级关系,并且同一类型的会议,集团层面要先于业务公司层面召开。集团会议的具体分类 ( 如图3所示)。

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读者评论

(评论内容为网友针对本词条展开的讨论,与本网站的观点立场无关。)


  • 陈敏

    陈敏:

    好文章啊,实用!

    ( 2010年04月 )回复(0)

    • 周喜荣

      周喜荣:

      目前全球经济危机是个不争的事实。但企业裁员是一个企业正常运转过程中的正常人力资源管理程序,包括结构性裁员和优化性裁员,结构裁员是由于企业内部组织机构的重组、分立、撤消引起的集中裁员。优化性裁员是企业为保持人力资源的质量,根据绩效考核结果解聘那些业绩不佳的、不能满足企业发展需要的员工的行为。 全球经济危机存在——没错,企业裁员——正常,但全球经济危机下企业面临危机就裁员——不应该! 正常的裁员活动是企业在经营战略指导下,有目的,有计划进行的正常管理活动,是主动为之的正向管理行为。而因为金融危机导致企业经营不善,导致了裁员现象的出现,但这类裁员是企业被动之举,就像网上所说是壁虎断尾,英雄断臂,是无奈之举,绝非应该!把这种被动之举说成理所当然,为了度过难过的必要措施,其实是企业为掩盖其对市场预期不足导致经营不善而蒙上的一块不能遮体的遮羞布! 全球经济危机形势下,裁员就能缓解经济压力吗,不裁员就一定能度过难关吗?不裁员不但不能达到度过难关和缓解压力的作用,而且会让企业丧失人心,被裁掉的员工不会再拥护你,而他一旦到你的竞争企业会加倍地珍惜工作机会,努力帮助你的对手打败你;没被裁掉的员工也会兔死狐悲,对未来萌生岌岌可危,骑驴找马念头,会与你离心离德,兵法有云:上下同欲者胜!上下不能同心,你的业绩怎么可能提升!? 不可否认目前一些所谓大企业正在裁员的事实。他们忽视裁员对全体员工带来的心理伤害,也忽视了一个现实:21世纪最宝贵的是人才!美国著名的企业家、教育家卡耐基曾说过:“拿走我的工厂,把我的员工留下,不久后我们还会有个更好的工厂。”;有人这样问过比尔?盖茨:“你如果离开微软,能再搞一个同样的微软吗?”盖茨回答说:“可以,如果让我现在带走100个人。”由此我们可以看出,企业真正的发展之源,其实是人才;失去了发展之源,还谈什么发展! 一些企业自身发展中对未来预计不足所潜藏的自身危机,是他们在经营战略层面的危机,任何市场动荡都可能会引发,因为是战略层面的危机,仅仅通过裁员这种手段去解决是根本不可能达到目的的,反而会众叛亲离,加重自身危机。 把裁员比喻成壮士断腕。如果真是那样,断了腕的壮士能够活下来吗?恐怕壮士在医院里恢复的日子里,城头就已经变换大王旗了,或者说,能够活下来的那还是个壮士吗?不是人人都能像独臂大侠杨过一样练成黯然销魂掌称霸天下吧! 如果仅仅是为了防止倒闭,那么因金融危机而导致的裁员的企业,避免不了倒闭的结局! 进入上世纪90年代,组织行为研究者们提出了“幸存者综合症”的概念,奥尼尔与莱恩于1995年发表在《管理执行学刊》的一篇论文是关于“幸存者综合症”的经典论述之一。文章指出,工作没有安全感使人们遭受莫大的工作压力,出现愤怒、焦虑、嘲讽、怨恨、屈从、愤世嫉俗、过度疲劳、消极怠工,甚至辞职等一系列情感现象。以后其他学者又增加了超负荷、士气低落、精疲力竭、无效率和易冲突等表现。那些有幸没被解雇的人很容易得出一个结论:无论自己如何效忠于公司,将来的某一天很可能也会被裁掉!这也就是“幸存者综合症”的主要原因。这样的员工怎么帮你度过难关?! 面对危机,很多企业努力的承担社会责任,号召员工一起想法设法为企业寻求新的出路,共度难关,这些企业才是社会的主流,是社会的脊梁, 有人会问,不裁员怎么办,方法很多,可以降低各项费用、流程重组、减薪、减少劳动时间、工作分享等等很多办法,这个都不知道,你的人资就该下岗了。

      ( 2009年03月 )回复(0)

      • 林文岚

        林文岚:

        企业生存是员工存在的前提,当企业面临生死存亡的危险时刻,如何有效的成为“剩者“,裁员是个直接的方法。但如果没有积极,有效地沟通,有可能象该企业一样,不论是走人的还是留下的,都心存不满。更大的危机还在后面。 得到更多内部的理解和支持,需要谨慎地处理裁员,由此,也改变了该企业的文化。

        ( 2009年02月 )回复(0)

        • 彭晓琳

          彭晓琳:

          员工在企业中,不但需要薪水来证明其地位和重要性,同样也需要信任和认同来证明其本身价值。因此企业在处理裁员问题上不仅仅要考虑企业的成本和效率问题,还需要顾及员工的心理以及价值感受方面的问题。

          ( 2009年02月 )回复(0)

          • 吴光磊

            吴光磊:

            裁员没有明显的问题,然而整个执行过程完全缺乏沟通、理解、达成共识,而导致成为一个人一意孤行对抗整个公司雇员的行为。1、裁员作为战略的一部分,公司上下并没有了解战略(愿景、手段)更谈不上理解与接受,所以雇员理所当然的把裁员看成孤立存在的,为了数字好看而冷酷简单粗暴削减成本的措施;2、裁员标准不具备一个可以公开并能够被人员理解的规则,不够科学不够透明:年龄是评判业务能力最突出有效的标准吗?很明显不是,为什么采用它只是因为它是最简单容易鉴别的标准,很多情况下我们都会做出这种事情。

            ( 2009年02月 )回复(0)

            • 郭君

              郭君:

              要真正的用好人,企业不能只是裁员增效的,这会让许多优秀的人才望而却步的,只有把适当的人用到适当的地方才是企业要做的。

              ( 2009年01月 )回复(0)

              • 张庆伟

                张庆伟:

                当你紧握双手,里面什么也没有,当你打开双手,世界就在你手中。

                ( 2009年01月 )回复(0)

                • 邓亚平

                  邓亚平:

                  不能勝任工作的是要回家

                  ( 2009年01月 )回复(0)

                  • tbtb

                    tbtb:

                    这也是轮回

                    ( 2009年01月 )回复(0)

                    • 周立伟

                      周立伟:

                      不见得

                      ( 2009年01月 )回复(0)

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