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高管要学会管理电邮

作者:亨利•明茨伯格(Henry Mintzberg) 彼得•托德(Peter Todd) 发表于:2012-09-19 高管要学会管理电邮

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你切断过与外界的网络联系吗,哪怕只有几分钟?回忆一下,你上次使用“关闭按钮”是什么时候。当时周末在家,外出度假,还是在办公室里?黑莓(BlackBerry)、iPhone、安卓(Android)、iPad,诸如此类的电子产品正在改变我们的生活——其影响既有好的,也有坏的。此外,我们工作的方式和时间(以及地点)也因此发生了很大的改变。

这种新现象对管理具有深远的影响,然而这方面的研究目前还非常少。我们知道各级管理者至少把一半的时间用在了采集和收发信息上。新技术提升了远距离通信的速度与广度。然而,早在半个多世纪前(远在电邮出现之前),就有研究表明现代管理的特征是事务杂、时间紧、碎片化,更为重要的是干扰频繁。为了协调各方要求,管理人员往往要兼顾不同活动,这常常使他们感到力不从心。

移动通信似乎可以帮助管理者有效应付这些杂务。例如,他们可以利用手机处理各种事务,并趁短暂的间歇时间用手机完成一些小事。但是,新技术也会带来意想不到的负面影响。管理者应该认识到,过度依赖电子通信也有诸多弊端。

只见其字,不见其意

管理并非科学,而是一种细致入微的实践。人们主要在工作中通过关注别人的举止言谈来学习管理。这种“软信息”是管理不可或缺的组成部分,人们在会面、偶遇或通话时通过交谈和倾听来收集这些信息。如果只使用文字,如发送短信或邮件,就无法获得这种微妙信息。信息技术固然能够也应当拓宽沟通的范围,但它在建立信任、交流观点和巩固交往方面无法取代面对面的交流。

事实上,管理者如果只通过键盘进行联系,就会脱离广阔的社会。他们获得了广度,却失去了深度。最近的研究表明,我们现在的联系越来越多,但真正建立的关系越来越少。面对面沟通是有效管理的核心所在,Facebook和LinkedIn只能起到补充,却无法取代这种沟通。管理者如果认为通过电邮就能了解自己部门的情况,不需要到部门去走一走,更不用坐飞机去视察远在外地的部门,那么他们很可能会陷入麻烦。他们得到事实,但可能无法了解事实背后的意义。越来越多的人用140字的微博来表达对某个组织或个人的看法,这样做的结果很可能是越来越多的微妙信息没有了。

管理工作本来就节奏快、事务杂,而新技术更是加剧了这一点。有时,管理者会做出不合理的举动。例如,管理者可能在周日晚上10:30发短信通知周一早晨8:30开会;或者发出一封电邮,向对方询问情况,但只等了一个小时就迫不及待去信追问。如今,此类做法越来越普遍,既打破了工作与生活的平衡,干扰了我们的注意力,也削弱了我们的认知能力。人们越是不由自主地去查看电邮或手机,就越难以专注于手上的工作。

这还会让人忽视全局。有关金融危机的众多分析表明,管理者过于强调快速应对竞争,专注于交易的细枝末节,看不到长远的未来。新技术带来了源源不断的信息,这让管理者误以为自己掌握了控制权,而实际上他们正在丧失真正的控制权。当各方面要求堆积如山时,管理会变得日益浮躁。

少空谈,多务实

好消息是,你可以重新掌握控制权。但要做到这一点,你需要了解问题的严重程度。读完本文,你可能会这样去做。首先,算一算你在某一周里收到的电邮和短信的数量。其次,计算一下你需要采取行动的信息比例。第三,计算信息的发/收比率(发送的信息数量除以收到的信息数量)。最后,计算你首发的信息比例(不是你回复的信息)。

本文一位作者在今年新年后某个最轻松的工作周做了上述这些事。那周,他收到了294封电邮,不包括过滤掉的垃圾邮件。只有46封邮件(约占15%)需要回复,107封邮件(约占三分之一)没有阅读(因为主题栏已经说明了邮件内容,信息早已过时,或者他认为是垃圾邮件),余下的邮件都是“供参考”,但日后可能得花大量时间和精力阅读这些邮件。他发出了64封邮件,相当于每收到4.6封就发出一封,发/收比率为0.22。在发出的邮件中,33封是对收到的294封邮件中的部分邮件做出的回复(略大于10%),13封是转发给别人进行处理的邮件(约占5%),18封是他首发的邮件(约占收到邮件总数的6%)。

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